L’Agence de Développement Municipal (ADM) recrute

Un Archiviste documentaliste

1. Les Principales responsabilités et tâches

Sous l’autorité du Directeur général et la supervision du Directeur Administratif et Financier de l’Agence, l’archiviste documentaliste a principalement pour mission d’assurer une organisation efficace de la documentation physique et électronique produite par l’Agence et ses partenaires, d’en assurer la conservation, de faciliter l’exploitation et de veiller à leur sécurisation.

A ce titre, ses principales tâches peuvent être déclinées comme suit :

- constituer et organiser les documents produits par l’ADM et ses partenaires ;

- archiver les pièces en fonction de leur durée d’utilisation administrative et de leur origine ;

- veiller au bon traitement des documents qui ont atteint leur durée d’utilisation administrative conformément à la législation;

- établir des méthodes de classification des documents et procéder à la dématérialisation de certains documents pour les besoins d’archivage électronique ;

- mettre en place un système informatisé de traitement des archives ;

- procéder à l’archivage électronique des données (rapports, aide-mémoire, etc.) et veiller à leur actualisation ;

- mettre en place un mécanisme facilitant la recherche, par les agents, des documents archivés sous forme physique et numérique ;

- assurer la bonne conservation des archives et veiller à leur sécurisation ;

- mettre en place un bon système de gestion documentaire (mise à disposition, échange, classement, ...) ;

- procéder à un bon suivi des documents mis à la disposition des agents ;

- travailler en étroite collaboration avec les directions, cellules de l’Agence et coordonnateurs de projets pour les besoins de collecte de données ou documents à archiver ;

- s’occuper de toute autre tâche que pourrait lui confier la hiérarchie.

2. Qualifications et profil requis

- Etre titulaire d’un diplôme de niveau Bac +3 en archivage et gestion documentaire ;

- Justifier d’une expérience pratique d’au moins cinq ans (5) ans dans le domaine de l’archivage et la gestion documentaire ou dans un poste similaire ;

- être rigoureux, discret, ordonné, méticuleux et méthodique ;

- avoir une bonne capacité en communication et en rédaction de rapports ;

- avoir une bonne connaissance de l’outil informatique et des logiciels courants (Word, Excel, etc.) (la connaissance dans la gestion des bases de données serait un plus) ;

- Avoir une bonne connaissance des logiciels spécialisés dans le domaine de l’archivage, de la gestion documentaire etc. ;

- avoir une bonne connaissance des méthodes de classement et d'archivage ;

- avoir une bonne connaissance des techniques de conservation de documents ;

- avoir des dispositions pour le travail en équipe; disposer de valeurs et normes d’éthiques et de bonne moralité.

3. Durée de la mission

L’intervention de l’Archiviste est prévue pour une durée indéterminée. Toutefois, la conduite de la mission jusqu’à son terme se fera en fonction de l’appréciation des prestations durant la première année suivant la date de prise de service.

L’ADM confirmera la poursuite du contrat sous réserve de l’évaluation des performances de la première année.

4. Dossiers à fournir

- une lettre de motivation ;

- un curriculum vitae avec deux personnes de références au minimum ;

- une copie certifiée des diplômes et attestations.

Les dossiers de candidature doivent être déposés à l’ADM, au 5 avenue Carde 3ème étage immeuble Carde Rénovation – Dakar avec la mention « Recrutement Archiviste documentaliste » sur l’enveloppe ou par mail au contact@adm.gouv.sn Date limite de réception des dossiers de candidature : le lundi 04 juillet 2022 à 12 heures.